GENERAL ENQUIRY

Simply fill in the form below and we'll be in contact with you in the next 24-48 hours:




Studio Manager - Vietnam

 

 

The Company

ASPECT Studios is a purpose-oriented, design-led landscape architecture and urban design practice. With operations across Australia, Asia and the Middle East, our studios share a common belief in the power of design to positively influence both people’s lives and the health of the environment.

 

About You

We’re seeking a highly motivated and proactive Studio Manager to assist with running the operations of our new creative studio team in Ho Chi Minh City. We invite applications from candidates seeking full-time, ongoing work, who have at least 4 years’ experience in a similar role within Vietnam. We welcome experience in administration, office management, design, project management, etc.

 

Responsibilities include, but are not limited to:

  • Financial management including project billings, managing budgets, forecasting and cashflow,
  • Administration of projects through Vantagepoint involving quality system audits and workflow, contract review and administration, managing variations and supporting project resourcing,
  • Managing studio premises, supplies and equipment, coordinate IT, plan, and execute client and studio events,
  • HR including staff communications, local recruitment, coordinating performance and reward, maintaining staff files and paperwork, leave and timesheets,
  • Assist with sourcing and managing the relocation efforts of our HCMC team into new premises,
  • Contribution to the global studio network through collaborative problem solving, teamwork and improvement initiatives.

 

This is a generalist role that offers responsibility and variety in a close creative team. The position reports to local Studio Director and is functionally supported by a global Executive team with expertise in Financial Management, IT, Human Resources and Marketing.

 

A good graphical design eye and experience in using InDesign or similar layout software is essential. Our ideal candidate will have strong numerical and communication skills and be proficient in using Microsoft Excel and Word. Experience in using project billing systems will be highly desirable.

 

ASPECT benefits

Our workplace culture is extremely supportive, creative, and driven, so you can rest assured that your workmates will have your back and help you to succeed in the role. Additional benefits you will enjoy as an ASPECT staff member include:

  • A busy calendar of office social events including Friday afternoon activities and drinks.
  • Free and confidential Employee Assistance Program
  • Fantastic company culture and work environment.
  • A workplace supportive of professional development that will facilitate individuals to reach their potential.
  • MAPS Days – four paid professional development days a year to grow your skills and knowledge in areas that interest you and provide benefit to our business.

 

How to apply

Please submit your Cover Letter and CV in strict confidence to [email protected].

 

For further inquiries please contact Nicole Teh, Studio Manager via e-mail at [email protected].

 

Only applications from Vietnam citizens, permanent residents, or long-term visa holders who able to write and speak Vietnamese will be considered.

 

 

Trưởng Phòng Hành Chính – Hồ Chí Minh

 

Về Công Ty

ASPECT Studios là công ty kiến trúc cảnh quan và thiết kế đô thị hoạt động theo mục đích định hướng bởi các tiêu chí về thẩm mỹ và chức năng thiết kế. Hoạt động trải dài trên khắp nước Úc, Châu Á và Trung Đông, các studio thiết kế có cùng chung niềm tin vào sức mạnh của thiết kế có ảnh hưởng tích cực đến đời sống của con người và sự lành mạnh của môi trường.

 

Về Bạn

ASPECT Studios đang tuyển dụng và đang tìm kiếm một Trưởng Phòng Hành Chính năng động và chủ động để hỗ trợ điều hành các hoạt động của đội ngũ thiết kế mới đầy sáng tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh. Chúng tôi mời các ứng viên tìm kiếm công việc toàn thời gian, những cá nhân có kinh nghiệm ít nhất 4 năm trong vai trò tương tự tại TP.HCM

 

Phạm vi công việc bao gồm nhưng không giới hạn như sau:

  • Quản lý tài chính bao gồm Hóa đơn, quản lý ngân sách, dự toán ngân sách và dòng tiền của dự án,
  • Quản lý các dự án thông qua Vantagepoint liên quan đến đánh giá hệ thống chất lượng và quy trình làm việc, xem xét và quản lý hợp đồng, quản lý các Phát sinh và hỗ trợ nhân sự cho dự án,
  • Quản lý cơ sở vật chất tại văn phòng, vật tư và thiết bị, điều phối IT, lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện của Khách Hàng văn phòng,
  • Quản lý nhân sự bao gồm thông tin liên lạc với nhân viên, tuyển dụng, điều phối Đánh giá thành quả hiệu suất làm việc và khen thưởng, bảo quản hồ sơ nhân viên và thủ tục giấy tờ bao gồm nghỉ phép và chấm công,
  • Hỗ trợ tìm nguồn và quản lý việc dời văn phòng HCM sang cơ sở mới,
  • Đóng góp cho mạng lưới studio toàn cầu thông qua hợp tác giải quyết vấn đề, làm việc theo nhóm và các sáng kiến cải tiến vấn đề.

 

Đây là một vai trò tổng thể mang lại trách nhiệm và đa dạng trong một nhóm các thành viên đầy sáng tạo. Vị trí này sẽ báo cáo cho Giám Đốc Văn Phòng tại HCM và được hỗ trợ về mặt chức năng bởi đội ngũ Điều hành toàn cầu có chuyên môn về Quản lý tài chính, công nghệ thông tin, Nhân sự và Tiếp thị.

 

Có mắt thẩm mỹ về đồ họa tốt và có kinh nghiệm sử dụng InDesign hoặc các phần mềm tương tự là một lợi thế. Các ứng viên lý tưởng sẽ có kỹ năng tốt về con số và giao tiếp vững vàng, đồng thời sử dụng thành thạo Microsoft Excel và Word. Có kinh nghiệm trong quản lý quy trình thanh toán dự án là cần thiết.

 

Quyền lợi khi làm việc cho ASPECT

Văn hóa công ty cực kỳ hỗ trợ, sáng tạo và đầy thức đẩy, vì vậy Bạn có thể yên tâm rằng đồng nghiệp sẽ hỗ trợ Bạn và giúp Bạn thành công trong vai trò này. Các quyền lợi bổ sung mà Bạn sẽ được hưởng khi là nhân viên ASPECT bao gồm:

  • Hành trình vui vẻ với các sự kiện của văn phòng bao gồm các hoạt động giải trí vào chiều thứ sáu
  • Chương trình Hỗ trợ Nhân viên miễn phí và bảo mật
  • Môi trường làm việc và văn hóa công ty tuyệt vời
  • Môi trường làm việc hỗ trợ phát triển nghề nghiệp sẽ tạo điều kiện phát triển tiềm năng của cá nhân
  • MAPS Days – bốn ngày phát triển chuyên môn được trả lương mỗi năm để phát triển kỹ năng và kiến thức trong các lĩnh vực mà Bạn quan tâm và mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh của công ty

 

Cách thức nộp hồ sơ

Vui lòng gửi Sơ yếu lí lịch và Thư xin việc đến địa chỉ [email protected]

 

Khi cần thêm thông tin hoặc cần giải đáp, vui lòng liên hệ Nicole Teh, Trưởng phòng Hành Chính thông qua địa chỉ mail [email protected]

 

Chỉ tiếp nhận đơn dự tuyển của công dân Việt Nam, các cá nhân thường trú hoặc có thị thực dài hạn, có khả năng viết và nói Tiếng Việt.